Wybranych dokumentów firmowych nie można wrzucić do kosza. Wymagają one specjalnego zniszczenia zgodnie z przepisami prawa. Jak należy to zrobić?
Właściwe postępowanie z dokumentami firmowymi
Każda firma wytwarza różne dokumenty. Zaliczają się do nich między innymi faktury VAT, korekty faktur, księgi podatkowe, akta pracownicze, umowy podpisywane z kontrahentami.
Takie dokumenty należy przechowywać przez określony czas. Gdy dokumentacja przestaje być potrzebna, można się jej pozbyć. Przedsiębiorcy muszą jednak zdawać sobie sprawę z tego, że nie każdy dokument może być po prostu wrzucony do kosza. Reguluje to Ustawa z dnia 29. sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2002 r. Nr 101 poz. 926, ze zm.). Taka dokumentacja musi być poddana profesjonalnemu zniszczeniu.
Na czym polega profesjonalne niszczenie dokumentów?
Głównym celem profesjonalnego niszczenia dokumentów jest takie ich uszkodzenie mechaniczne, aby nie było możliwe odtworzenie zawartych na nich informacji.
Takie niszczenie dokumentów śląsk to jeden z regionów, gdzie takie usługi są prowadzone, wymaga właściwego zaplecza. Stosuje się wtedy zaawansowane niszczarki z ostrymi nożami. Niszczą one dokumenty zgodnie z międzynarodową normą DIN 32757, która wyróżnia pięć różnych stopni bezpieczeństwa przy niszczeniu dokumentów. Najwyższy z nich przeznaczony jest do dokumentów ściśle tajnych – niszczarka tnie wtedy dokument na najmniejsze ścinki.
Warto wskazać, że profesjonalne niszczenie dotyczy także innych nośników danych niż dokumenty papierowe, a mianowicie płyt CD czy płyt DVD.
Jakie dokument wymagają specjalnego zniszczenia?
Wśród dokumentów, które wymagają specjalnego zniszczenia, znajdują się przede wszystkim dokumenty zawierające dane osobowe, czyli dokumenty pracownicze lub dokumenty z danymi klientów. Dane te nie mogą dostać się w niepowołane ręce.
Także specjalnego niszczenia wymaga dokumentacja podatkowa – faktury, księgi podatkowe, wyciągi bankowe, budżety, raporty, dokumenty handlowe, korespondencja. Profesjonalne zniszczenie dokumentów w niszczarkach pozwala na zachowanie maksymalnej poufności danych.
Niszczenie dokumentów można powierzyć zewnętrznej firmie
Gdy firma musi wykonać niszczenie dokumentów Śląsk ma wiele punktów, gdzie jest to możliwe. Powierzenie tych czynności zewnętrznej firmie jest najwygodniejszym rozwiązaniem – nie trzeba kupować wtedy drogich niszczarek.
Podsumowując, gdy konieczne jest prawidłowe niszczenie dokumentów na Śląsku lub w innych regionach w Polsce, najlepiej wybrać firmę zajmującą się tym profesjonalnie.
Dodaj komentarz