Zwiększające się oczekiwania wobec firm w zakresie ochrony danych osobowych wymagają coraz to szerszych działań nakierowanych na bezpieczeństwo informacji. Odpowiednia jakość w zakresie przetwarzania, przechowywania oraz usuwania danych to warunek konieczny dobrego biznesu. Jak więc wygląda profesjonalne niszczenie dokumentów?
Różne nośniki informacji
Dokumenty to nie tylko papierowe umowy, faktury czy korespondencja. To również płyty, nośniki USB oraz przenośne pamięci zewnętrzne. W przypadku nośników elektronicznych trwałe usunięcie danych jest możliwe z poziomu komputera, jednak jeśli chodzi o informacje na papierze to niezbędne jest ich fizyczne zniszczenie.
Kwestia skali
To, w jaki sposób niszczenie dokumentów powinno odbywać się w danej firmie zależy głównie od jej wielkości i skali papieru, który ma być zniszczony. W mniejszych firmach, gdzie umowy czy formularze pojawiają się do kilku razy dziennie świetnie sprawdzi się niszczarka, która bez problemu poradzi sobie z taka ilością papieru. Takie rozwiązanie to jednorazowa inwestycja w sprzęt i brak kosztów stałych, oraz możliwość bardzo szybkiego niszczenia dokumentacji, bez konieczności gromadzenia danych czy ich transportu. Jeśli jednak chodzi o większe przedsiębiorstwa, gdzie proces usuwania danych ma charakter bardziej masowy, to najlepszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z usług firm zajmujących się tą kwestią fachowo.
Jak działają firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów
Decydując się na taką formę pozbywania się danych warto wiedzieć, jak przebiega proces ich usuwania. Wspomniane firmy oferują odbiór zbioru dokumentacji z firmy i ich transport do specjalnych niszczarni. Ponieważ ochrona danych osobowych to temat drażliwy to, wiele z działalności oferuje nagrywanie procesu niszczenia, wystawianie certyfikatu poświadczającego wykonanie zadania oraz udostępnienie możliwości nadzoru ze strony firmy zlecającej. Wszystko po to, aby oddelegowaniu tego procesu towarzyszyło poczucie bezpieczeństwa i pewności. Następnie za pomocą specjalnych maszyn dokumentacja zostaje zniszczona tak, aby przywrócenie jej do pierwotnej formy i odtworzenie zawartych na niej danych było niemożliwe. Dużym atutem tego typu firm jest fakt, że tak pozyskana makulatura odnajduje swoje drugie życie w procesie recyklingu.
Bezpieczeństwo przede wszystkim
Niszczenie dokumentów to proces, który łatwo zepchnąć na drugi lub trzeci plan. W końcu nie generuje on przychodów dla firmy, nie wpływa na jej lepsze funkcjonowanie. Niemniej kary za wyciekające dane są ogromne, a bezpieczeństwo danych stanowi o renomie firmy. Dlatego też warto poświęcić chwilę i przygotować optymalny plan niszczenia firmowej dokumentacji.
Dodaj komentarz