Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że system obiegu dokumentów w znacznej większości przedsiębiorstw niestety nie funkcjonuje tak, jak powinien. Nie wszyscy wiedzą, jakie działania mogą być podjęte, by zarządzanie wspomnianą dokumentacją było nie tylko szybsze, ale również efektywniejsze.
Elektroniczny system obiegu dokumentów może nie być wystarczający
Zdecydowana większość przedsiębiorstw doskonale zdaje sobie sprawę, że tradycyjny obieg dokumentów jest już przestarzały. Godny uwagi jest również fakt, że cyfryzacja dokumentacji działa praktyczne we wszystkich firmach. Warto wiedzieć, że przechowywanie przez firmę istotnych dokumentów w cyfrowych wersjach ma znacznie więcej atutów niż mogłoby się wydawać. Nie tylko zarządzanie jest zdecydowanie szybsze, ale również łatwiej jest znaleźć potrzebne umowy czy faktury. Mogą do nich bowiem uzyskać informacje pracownicy praktycznie wszystkich działów. Nie ma również konieczności magazynowania papierów.
Należy jednak wiedzieć, że jeżeli system obiegu dokumentów nie będzie właściwie zorganizowany, wersja elektroniczna może nie wystarczyć. Rekomendowane jest zatem wypracowanie kluczowych procedur. Z kolei największe przedsiębiorstwa korzystają w tej kwestii ze specjalistycznych narzędzi dostępnych na rynku.
Korzystanie z dysków zewnętrznych i serwerów
Należy zdawać sobie sprawę, że wspomniana opcja w zdecydowanej większości przypadków będzie sprowadzała się do opracowania odpowiedniej instrukcji związanej z obiegiem dokumentów w przedsiębiorstwie. Konieczne będzie oczywiście stworzenie w sieci miejsca, gdzie poszczególne dokumenty będą trafiały. Należy również dać dostęp odpowiednim pracownikom. W ten sposób osoby, które będą potrzebowały danych dokumentów, zajrzą do nich znacznie szybciej niż w tradycyjnej wersji papierowej.
Rozwiązanie może być nieefektywne w przypadku bardzo dużych przedsiębiorstw. Należy jednak zaznaczyć, że ma istotną przewagę nad papierowym obiegiem dokumentów. Godny uwagi jest fakt, że do przetwarzania setek faktur czy dokumentów będzie potrzebny sprawny system.
Gotowe programy do zarządzania dokumentami
Warto wiedzieć, że gotowe systemy elektronicznego obiegu dokumentów daję zdecydowanie większe możliwości przedsiębiorstwu. Koniecznie trzeba zdawać sobie sprawę, że część dostępnych na rynku oprogramowań umożliwia na kategoryzowanie dokumentów, a także nadawanie im różnych statusów.
Należy mieć świadomość, że rozwiązanie może nie być dostosowane do określonych przedsiębiorstw. Tanie programy mogą także nie być wyposażone w kluczowe opcje. Z kolei bardzo rozbudowane programy nie są intuicyjne w obsłudze.
Dodaj komentarz